12 مارس, 2025 · دقيقة قراءة
مع التطوير المذهل والهائل والاستخدام المتزايد الذي يشهده العالم للحاسب الآلي والأنظمة والتطبيقات المختلفة وخصوصا أنظمة CMMS، ومع تطور و تزايد استخدام تطبيقات الذكاء الاصطناعي في إدارة عمليات الصيانة وتحسين مستوى الجودة المتوقع والمنتظر من عمليات الصيانة بأنواعها المختلفة، يظهر تحدي جديد أمام الشركات وهو تحديد النظام الأنسب لاحتياجات فريق الصيانة ولاحتياجات المؤسسة. تقوم العديد من الشركات بشكل شبه يومي بشراء وتجربة أنظمة جديدة لإدارة مهام الصيانة المحوسبة CMMS، أو أنظمة لإدارة الأصول المحوسبة CAMS بهدف تحسين جودة خدمة الصيانة وبهدف أن يكون النظام الحل الأمثل لجميع مشاكل الصيانة.
قبل البدء دعنا نتعرف على معنى CMMS وإلام يشير. CMMS هو اختصار لتعريف Computerized Maintenance Management System اي نظام إدارة مهام الصيانة المحوسب، أو نظام إدارة مهام الصيانة عبر الحاسوب بالعربية.
هو برنامج / تطبيق / نظام يساعد المنظمات والمؤسسات في تخطيط ومتابعة وقياس وتحسين كل شيء يتعلق بالصيانة من خلال الحاسوب.
يساعد المنشآت في تنظيم وإدارة عمليات الصيانة الوقائية والجرد والسلامة وأكثر من ذلك، كما أنه يُمثل جزءًا كبيرًا من تطوير عمليات الصيانة بشكل أفضل وإثبات قيمة الصيانة فهو يعتبر الوقود الذي تستخدمه المنشآت الإنتاجية لتحقيق نتائج أفضل
بإمكانك معرفة المزيد عن برامج إدارة مهام الصيانة عبر الحاسوب من خلال الرابط التالي: قراءة المزيد عن أنظمة CMMS مميزاتها ووظائفها
يمكن تعريف أنظمة إدارة مهام الصيانة عبر الحاسوب CMMS على انه مستودع ضخم يحتوي على كم هائل من المعلومات التي يمكن الوصول إليها بشكل فوري للمساعدة في عملية اتخاذ القرارات المناسبة لتحسين موثوقية المعدات بشكل مستمر، فيمكن القول بانه مجرد أداة لتحسين عملية الصيانة وليس هو كل عملية الصيانة.
عند تطبيقه بشكل صحيح وفعال، يصبح نظام إدارة الصيانة المحوسبة CMMS أداة فعالة جدا لإدارة الموارد والمواد، ولزيادة موثوقية المعدات، كما يساهم في تحسين البيانات المستخدمة في وضع الميزانيات بالإضافة لواحده من أهم مميزات نظام إدارة مهام الصيانة، ألا وهي استخراج التقارير بشكل سليم وفعال وبأقل مجهود يذكر. باتباع خطوات تطبيق نظام إدارة الصيانة المحوسبة (CMMS) المُجرّبة، يُمكن تحويله من قاعدة بيانات بسيطة إلى أداة فعّالة لاتخاذ القرارات.
لكي نحصل على أكبر استفادة ممكنه من أنظمة إدارة مهام الصيانة المحوسبة CMMS يوجد بعض الخطوات التي من الممكن أن تجنبنا تحمل تكلفة إضافية لشراء برامج دون الاستفادة الكاملة منها. اليكم بعض النصائح والخطوات الممكن إتباعها لمساعدتك في اتخاذ قرار البدء في استخدام إحدى أنظمة CMMS:
يمكن القول بان هذه الخطوة هي أكثر الخطوات أهمية من بين جميع الخطوات الجاري ذكرها. تحديد الحاجة للنظام ومواءمته مع استراتيجية سليمة للصيانة. فبدون وجودة حاجة ملموسة للنظام عند كل الأطراف المعنية، ستنخفض كثيرا قيمة المخرجات والفوائد الناتجة عن تطبيق النظام عمومًا. تبني كل الأطراف المعنية لنفس الرؤية المتعلقة بالنظام هو ركن أساسي لتطبيقه بنجاح، فلذلك يجب تسويق فكرة تطبيق النظام لجميع الأطراف المعنية، ويجب أيضا دمجهم في أثناء عملية اختيار النظام الأنسب من بين أنظمة CMMS المختلفة، حيث أن من أهم أسباب فشل التطبيقات أن معظم مؤسسات الصيانة لا تُشارك إلا قليلاً أو لا تُشارك إطلاقاً في عمليات الاختيار أو التطبيق.
يجب على جميع الأطراف التي تستخدم النظام أو تستفيد منه تبني مفهوم التطبيق. يجب أن يحظى بدعم الجميع، بداية من مدير المصنع/المؤسسة وصولًا إلى الفني المسؤول عن الصيانة. بعد تسويق فكرة النظام وتوفير الدعم اللازم لتطبيقه، يجب تشكيل فريق تطبيق، أو ما يعرف بالـ implementation team. ويجب أن يضم هذا الفريق عناصر من جميع أقسام المصنع/المؤسسة للمشاركة فيه.
كحد أدنى، يجب أن تشمل هذه الأقسام، الإنتاج، والإشراف على الصيانة، وفني من كل قسم صيانة، ومهندسي الصيانة. لكن بصورة عامة لضمان تبني أشمل للنظام يجب أن تتضمن هذه الأقسام بالاضافة للأقسام السابق ذكرها أقسام أخرى مثل إدارة الجودة، المحاسبة، الموارد البشرية، إدارة المستودعات والمخازن، بالإضافة لإدارة نظم المعلومات.
قبل البدء بخطوات شراء نظام جديد لإدارة مهام الصيانة عبر الحاسوب، تحتاج لدراسة خصائص النظام بعناية ومقارنتها بقائمة الاحتياجات السابق تحديدها لضمان توافق خصائص النظام واحتياجات الصيانة لديك. يجب أن تتضمن هذه الدراسة جوانب عملية الصيانة التي تحتاج إلى تحسين، وما إذا كان نظام إدارة الصيانة المحوسبة (CMMS) سيدعم هذا التحسين. حيث أنه من الشائع اعتقاد أن مجرد تطبيق أي نظام لإدارة مهام الصيانة سيقوم بالضرورة بتحسين عملية الصيانة، وهو أمر قد يؤدي إلى إهدار موارد المؤسسة في شراء نظام لا يتناسب مع احتياجات الصيانة لديك بالإضافة للصورة السلبية التي ستتشكل لدى الأطراف المعنية الأخرى عن عدم جدوى تطبيق أنظمة CMMS عمومًا في المستقبل. ومن ثم فيجب عليك التعاون مع كل الأطراف المعنية الداخلية لتحديد احتياجات الصيانة بشكل دقيق لكي تتمكن من تحديد احتياجات الصيانة، وهذا بالطبق يتطلب أن تقوم ببعض المجهود الإضافي لتسويق مميزات تطبيق النظام داخليا.
بعد ذلك، يجب وضع تقديرات واقعية لتكلفة شراء وتطبيق إحدى أنظمة إدارة مهام الصيانة المحوسبة. يجب ألا تقتصر التكلفة على تكلفة شراء رخصة/نسخة لاستخدام البرنامج/النظام فحسب، بل يجب عليك وضع بعض العوامل الأخرى في الاعتبار، على سبيل المثال: تكلفة التدريب، تكلفة تحديث أجهزة الحاسوب إذا لزم الأمر، تكلفة جمع وإدخال البيانات، تكلفة استقدام استشاريين للمساعدة في تطبيق النظام بشكل فعال. كما ذكرنا ليس من الضروري أن تتضمن تكلفة التطبيق كل العناصر السابقة، على سبيل المثال فعند استخدامك نظام مركز الأصول | AssetsHub لإدارة مهام الصيانة المحوسبة، نلتزم بالتدريب والدعم الفني دون أي تكلفة إضافية، كما نقدم في بعض الباقات استشاريين للتحول الرقمي بشكل ممنهج وسليم لضمان بدء تطبيق النظام بشكل سليم وفعال، أيضا نقدم خدمات استيراد البيانات بشكل احترافي وبتكلفة أقل.
هل ستدخل متجرًا لم تدخله من قبل وتشتري بدلة جاهزة دون تجربتها أولًا؟ بالطبع لا. وينطبق الأمر نفسه على نظام إدارة الصيانة المحوسبة، والذي قد يكلفك الآلاف من الدولارات، بما في ذلك تكاليف التنفيذ. للأسف، ليس هذا هو الحال دائمًا.
يبدأ اختيار النظام المناسب بإعداد وثيقة المتطلبات. تحتوي وثيقة المتطلبات على متطلبات الوظائف وسعة أجهزة الكمبيوتر التي ترغب بها مؤسستك في نظام إدارة الصيانة المحوسبة (CMMS). في حال الاعتماد على احد أنظمة إدارة مهام الصيانة المحوسبة التي لا تعتمد على البرمجة السحابية، تُرسل هذه الوثيقة إلى موردي أنظمة إدارة الصيانة المحوسبة (CMMS) الذين قد يكونون قادرين على توفير النظام الذي تحتاجه. اما في حال الاعتماد على احد الأنظمة التي تعتمد على البرمجة السحابية فمن الممكن توفير آلاف الدولارات اللازمة لتطبيق نظام CMMS.
نحن في مركز الأصول | AssetsHub نعتمد بشكل كامل على البرمجة السحابية حيث لا مزيد من احتياجات البنية التحتية لبدء تفعيل نظام لإدارة الصيانة المحوسبة. بخطوات بسيطة يصبح لديك نظام متكامل احترافي لإدارة مهام الصيانة وتتبع الأصول.
بعد البحث عن النظام المناسب واختياره بشكل سليم، يجب إقناع فرق أنظمة المعلومات، والمشتريات، والمحاسبة، والعمليات بالمفهوم لأنهم أيضًا مستخدمون للنظام. وخلافًا للاعتقاد السائد، فإن نظام إدارة الصيانة المحوسبة ليس نظام صيانة. فجميع هذه الكيانات في المصنع مستخدمون للنظام، ولضمان نجاح التنفيذ، يجب أن يكونوا على دراية بالمفهوم وأن يكونوا أعضاءً أساسيين في الفريق.
أو ما يعرف بالـ Implementation Plan
بعد الاستقرار على النظام المناسب، الذي يتناسب مع احتياجات الصيانة لديك، يبدأ العمل الفعلي، حتى في حالة عدم تثبيت النظام بشكل فعلي. خطة التطبيق هي بمثابة خارطة طريق، تخيل انك ذاهب إلى مدينة جديدة سكانها يتحدثون بلغة لا تعلم عنها الكثير بدون استخدام احد تطبيقات الخرائط الشائعة للوصول لوجهتك. الأمر كذلك في حال قمت بشراء نظام CMMS بدون خريطة توضح لك الخطوات التي ستقوم بها لتقوم ببدء استخدام نظام إدارة مهام الصيانة وتتبع الأصول CMMS حيث تشكل جودة هذه الخطوات النسبة الأكبر من أسباب نجاح وعدم نجاح تطبيق النظام. ستحدد خطة التطبيق المُعدّة جيدًا والمُتبعة بدقة ما إذا كنت من بين 5% إلى 10% من الشركات الناجحة. يجب أن تكون الخطة موجزة ومُفصّلة، وأن تتضمن أهدافًا واضحة وقابلة للتحقيق.
مع استثناءات قليلة، تُنفّذ عمليات التطبيق على مراحل، نظرًا لقلة الشركات التي تمتلك الموارد المالية اللازمة لإتمامها في آنٍ واحد. يجب تخطيط المهام المحددة بتسلسل منطقي مع تحديد المسؤوليات، والموظفين، ومراجعات التقدم، وتواريخ البدء والانتهاء. يجب أن تشمل الخطة البنية التحتية، ومتطلبات العمالة والتدريب، وتثبيت نظام التطبيق، وجداول تطوير قواعد البيانات. يُعدّ ضعف إعداد خطة التطبيق أحد الأسباب الرئيسية لفشل التطبيق.
تحاول العديد من الشركات تسريع التطبيق دون استخدام خطة. ومن الأخطاء الشائعة تكليف شخص، مثل المساعد الإداري لقسم الصيانة، بتنفيذ البرنامج. هذه وصفة شائعة للفشل. حيث أن هذا الشخص لا يمتلك الصلاحيات الكافية اللازمة لإنجاح الأمر. بالإضافة إلى إن إسناد جمع البيانات وإدخالها لشخص غير ملِم بالمعدات وذو فهم محدود للصيانة هو أسلوب خاطئ.
بالإضافة لما سبق ذكره، فمن المهم جدا الانتباه لخطورة التطبيق الجزئي وتأثيره على نجاح استخدام وتطبيق أنظمة CMMS، حيث تفشل العديد من الشركات في الاستفادة من أنظمة CMMS بسبب التطبيق الجزئي او ما يعرف بالـ Partially Implementation. كما تفتقر العديد من الشركات إلى الكوادر المؤهلة لتطبيق نظام إدارة الصيانة المحوسبة (CMMS) بشكل كامل، وذلك لعدم فهمها للبرنامج وإمكانياته. وهذا يأخذنا لما قد سبق ذكره من ضرورة اتفاق جميع الأطراف واستقرارهم على النظام المناسب ودمجهم في عملية اتخاذ القرار. بالإضافة لأهمية تلقي التدريب اللازم والدعم الفني المناسب من مقدم الخدمة.
لا يحدد نطاق المهام المطلوبة بالكامل خلال خطة التنفيذ الأولية، أو لا يوجد فهم كافٍ لتعقيدات البرنامج وقواعد البيانات العلائقية، حتى لتحديد نطاق المهمة. عند حدوث ذلك، تحاول الشركات تنفيذ إجراءات تُمكّن البرنامج من العمل بكفاءة.
عند هذه المرحلة، تتوقف الشركات الذكية وتطلب المساعدة. يمكن للعديد من الاستشاريين قضاء بضعة أيام مع الشركة وإعادة المشروع إلى مساره الصحيح. في المتوسط، لا تستخدم الشركات التي لا تتوقف وتطلب المساعدة سوى 10% إلى 15% من إجمالي قدرات نظام إدارة الصيانة المحوسبة، ويُعتبر الباقي هدرًا للطاقة.
عند طلب المساعدة من استشاريي نظام إدارة الصيانة المحوسبة (CMMS) لتوفير الخبرة والكفاءة اللازمتين لتنفيذ مشروع جاهز أو لتقديم المساعدة لإعادة التنفيذ إلى مساره الصحيح، توخَّ الحذر عند التعاقد مع استشاري. يجب التحقق من قدرات وخبرة المستشار أو الشركة الاستشارية. كم عدد المشاريع التي شارك فيها المستشار؟ من هم عملاء الشركة؟ احصل على قائمة بالعملاء وابحث عنهم بنفسك لمعرفة مدى رضاهم عن الخدمات المقدمة. التحقق هو مفتاح اختيار المستشار. يبدو العديد من المستشارين جيدين، ولكن هل يمكنهم تقديم الخدمات؟
حيث أن من أكثر خطوات تطبيق نظام CMMS أهمية على الرغم من أنها أكثر ما يتم اهمالها، هي تخصيص الموارد الكافية والمؤهلة لاستخدام وادارة النظام. عادة ما يعود ذلك الى عدم الفهم الحقيقي لأهمية النظام، او لارتفاع متطلبات الصيانة، او عدم الإنفاق الجيد عند تخصيص القوى العاملة اللازمة، بالاضافة لضعف التزام الادارة العليا.
بشكل عام، لا تتوفر الموارد اللازمة لأداء العمل على النحو الأمثل، ويؤدي الأشخاص القائمون على مهمة التنفيذ إلى إنجاز جزء من العمل. ومما يزيد من تفاقم هذا الوضع غياب الإشراف الإداري على المشروع. فمشروع التنفيذ جهد طويل الأمد، ويجب تخصيص وقت إداري مخصص للإشراف والتوجيه.
كمطوري لنظام إدارة مهام الصيانة وتتبع الأصول CMMS نجزم بأن هذه الخطوة هي من أهم الخطوات، وتتسبب في مشكلة من أكبر مشكلات عملاؤنا وهي عدم وجود منهجية واضحة لإدخال البيانات. هذه المشكلة تعرف بإسم GIGO وهي اختصار لمفهوم باللغة الإنجليزية Garbage In, Garbage Out. وهي ظاهره تحدث عند ادخال بيانات مختلفة لأحد أنظمة إدارة مهام الصيانة الذي يعتمد على قواعد البيانات العلائقية SQL بصورة غير موحده ومنظمة او غير متفق عليها. إدخال بيانات غير دقيقة في النظام، يعني بالضرورة الحصول على معلومات غير دقيقة منه. فعلى سبيل المثال حينما تسمح الشركة لأكثر من شخص أن يقوم بإدخال البيانات دون الاتفاق على رمز كودي موحد لطريقة تعريف هذه البيانات تصبح النتيجة ان نجد على سبيل المثال بعض قطع الغيار التي يتم تسميتها بأسماء مختلفة او اعطاءها أكواد مختلفة في حين انها تعود لنفس قطعة الغيار الواحدة.
الخطوة الأخيرة، وهي الأهم على الإطلاق، والتي عادة ما يتم اهمالها، هي تغيير ثقافة الصيانة لتتماشى مع سير العمل والعمليات الجديدة. لا يمتلك الكثير من الناس العقلية اللازمة لاضافة مهارة جديدة او لتعلم نظام جديد او لاكتساب خبرة جديدة، على الرغم من ان الجميع يسعى لذلك، لكن في النهاية تجد الأغلب يسعى للبقاء في منطقة الراحة والأمان. علام نقوم بتغيير طرق اعتدنا عليها لتطبيق أنظمة وطرق جديدة حتى ولو كانت نتيجة تطبيق هذه الأنظمة ستعود بالنفع على الجميع؟
تعد أنظمة إدارة الصيانة المحوسبة أدوات فعّالة تمكن الشركات من خفض تكاليفها بشكل ملحوظ. حيث تمكن هذه الأنظمة الشركات من تتبع تكاليفها بشكل أكثر دقة وتحديد أكثر فعالية لإستخدامات القوى العاملة لديها، بالإضافة لتوثيق أكبر لكل خطوات ومراحل الصيانة لمنع الأخطاء المتكررة، كما تعد وسيلة ممتازة للانتقال بالمؤسسات والشركات من بيئة صيانة تفاعلية إلى بيئة صيانة وقائية واستباقية.
على الرغم من ذلك، يجب الأخذ في الإعتبار أن تطبيق نظام إدارة الصيانة المحوسبة (CMMS) لا يعد حلا سريعا لمشاكل الصيانة في حد ذاته، لكن يمكن القول بأنه أداة مساعدة هائلة للمساعدة في حل مشاكل الصيانة بل وتجنبها أيضا من خلال أدوات الصيانة الوقائية المتاحة في النظام.
سيتيح نظام إدارة الصيانة المحوسبة (CMMS) تتبّعًا دقيقًا لقطع الغيار المخزونة، وتقليل فائض المخزون، وتتبّعًا دقيقا وإعداد تقارير مالية وتقارير واقعية للمعدات، وإدارة أفضل لتراكم أوامر العمل، والتخطيط والجدولة السليمين للصيانة وموظفيها. ستكون المكافأة أنه عند تطبيق النظام بالكامل، وعمل المصنع في وضع استباقي، سيلاحظ عائد الاستثمار من خلال زيادة كبيرة في الطاقة الإنتاجية نتيجة لانخفاض أعطال المعدات.
المراجع:
- مقال ل Ricky Smith, CMRP, CMRT
- منصة ويكيبيديا
