كما الحال مع باقي السمات الوظيفية للعمل داخل المؤسسة, فإدارة الصيانة تحتوي على العديد من العمليات اليومية المتكررة والمتحركة في مختلف الإتجاهات, ووضع كل هذه الأنشطة والعمليات في إطار متزامن هو مشقه ليست بالهينة, خصوصا وفي حالة ما إذا كانت الموارد المتاحة لإدارة الصيانة محدودة.
في هذا الموضوع إذهب معنا في جولة سريعة عن كيفية تنظيم قسم إدارة الصيانة لديك بطريقة فعالة, ولكن قبل البدء دعنا نتناقش سريعا عن الهدف من وجود قسم الصيانة؟

# ما هو الغرض الرئيسي من قسم الصيانة؟
الإجابة القصيرة؟ ببساطة هي ضمان الأداء الأمثل للأصول وضمان موثوقية الأصل.
لكن ليس هذا كل شئ, فالتعريف الأكثر دقة للغرض من قسم إدارة الصيانة إلى أن الهدف هو ضمان موثوقية الأصول وأداءها الأمثل بطريقة تتوافق مع إحتياجات الشركة/المؤسسة وأهداف العمل والعمليات.
ومن الواضح أن هذا التعريف يعد هو الأكثر دقة لأن الهدف هو الإحتفاظ بالأصول بحالة جيدة وتعظيم الإستفادة من عمرها الإفتراضي وهو الأمر الذي في كثير من الأحيان ما ينسيك باقي ومختلف العوامل الأخرى المقيدة مثل: الميزانية المحدودة, القيود الزمنية ,قضايا التوظيف وسير العمليات. فعلى سبيل المثال, إذا ما كان سير العمليات في الشركة يتطلب إنتاج 10000 زجاجة في اليوم فيصبح من الصعب جدا جدولة الصيانة للآلة وقتما تشاء, بل يجب عليك التخطيط الجيد المرتكز على المعلومات اللازمة لوقت التوقف عن العمل للحفاظ على أهداف الإنتاج. حيث أن عملية الصيانة متى عرقلت أهداف الإنتاج فيكون هذا دليل على سوء عملية إدارة الصيانة, حيث يجب أن تتكامل أهداف الصيانة والإنتاج معا.

وبينما تظل الأهداف الشاملة والصورة الكبرى كما هي, من الوارد او يمكننا القول أنه على الأغلب ستختلف الأهداف الثانوية.
بمعنى أوضح, تشتمل مسؤوليات وأهداف قسم الصيانة على ما يلي:
- منع أعطال الماكينة الغير متوقعة
- العمل جنبا إلى جنب مع فرق الإنتاج المختلفة للوصول إلى ولتحقيق أهداف الإنتاج
- تقديم خدمات الصيانة عالية الجودة مع إبقاء المصروفات تحت السيطرة
- الحفاظ على سلامة المعدات وأنظمة التشغيل للتخلص من مشكلات السلامة المحتملة
- ضمان معايير تشغيلية عالية للمعدات المختلفة
- تعظيم توافر وموثوقية جميع أنظمة التشغيل
-  توفير خدمات الصيانة والإصلاح في الوقت المناسب

# إعداد وإستقطاب -للتعين- فريق صيانة مؤهل:
في البداية يجب عليك أن تعي أن تكوين فريق الصيانة سيختلف من شركة لأخرى إعتمادا على حجم المؤسسة وحجم أعمال الصيانة وحجم فريق العمل. ولكن يعتبر التكوين القياسي لقسم صيانة متوسط الحجم كما يلي
- مدير إدارة الصيانة : وهو المسؤول عن إعداد الميزانيات ووضع الأهداف العامة لفريق الصيانة
-- مدير الصيانة : وهو المسؤول عن مراقبة الميزانية والمصروفات ووضع الإستراتيجيات المختلفة لتحقيق أهداف فريق الصيانة
--- مهندس الصيانة : وهو المسؤول عن جدولة المهام اليومية والإشراف على عمليات التصليح, بالإضافة إلى تعيين وتدريب وتأخيل الفنيين وطاقم الإشراف
---- فني الصيانة : وهو المسؤول عن تنفيذ أعمال ومهام الصيانة اليومية المختلفة المجدولة من قبل مهندس الصيانة

# خصائص ومميزات أقسام الصيانة الحديثة:
لنأخذ جولة سريعة لنلقي نظرة على أهم خصائص قسم الصيانة الحديث
- الإدارة الإستباقية من خلال خطط الصيانة الوقائية الإستباقية
- دعم أعمال الصيانة اليومية من خلال إستخدام برامج إدارة مهام الصيانة المتطورة وبرامج إدارة الطاقة وبرامج إدارة المخازن
- إستخدام تقنيات الصيانة الحديثة
- وضع خطة إتصال واضحة وسهلة وفعالة مع باقي الإدارات الأخرى
- تبني إستراتيجية فعالة لتدريب وتأهيل فريق صيانة على مستوى عالٍ
- تبني أفضل ممارسات الصناعة بدلا من الإعتماد على الطرق التقليدية

وعلى الرغم من قلة الإمكانيات عند العديد من أقسام الصيانة في مختلف الشركات, ينبغي على فرق وإدارات الصيانة تبني إجراءات إستباقية وأن يكون العمل الوقائي أكثر من العمل التفاعلي او التصحيحي.

# كيفية تنظيم قسم الصيانة لزيادة الإنتاجية؟
هناك العديد من الإجراءات التي تمكنك من إختصار الكثير من الوقت والمجهود وأيضا التكلفة في سبيلك لتنظيم قسم الصيانة بشكل إنتاجي التوجه, منها:
1) وظِّف بذكاء

2) حسِّن بإستمرار
قم بالبحث المستمر عن تقنيات الصيانة الحديثة والأدوات والإستراتيجيات الحديثة كما ينبغي عليك محاولة التعرف على أفضل الممارسات المتعارف عليها لتحسين جودة وأداء قسم الصيانة لديك.

3) قم بتعيين خطوط اتصال وتسلسل هرمي واضح
من الصعب أن تكون لديك بيئة منتجة إذا كان الناس لا يعرفون إلى من يمكنهم اللجوء إلى قضايا معينة ، ومن هو المسؤول ، وما هو متوقع منهم.
إذا تم تعريف هذه الأشياء بشكل فضفاض ، فستكون لديك حالات يتعين فيها على فني جديد مقاطعة ثلاثة أشخاص لحل مشكلة معينة ، والحصول على إجابتين مختلفتين ، واتباع النصيحة الخاطئة.
سيساعد إنشاء تسلسل هرمي واضح والتأكد من أن الجميع يعرف مسؤولياتهم في الحفاظ على تنظيم الأمور.

4) قم بتوحيد الإجراءات المهمة والمهام المتكررة
ويتم هذا عن طريق
-- إعداد كتيبات التشغيل والصيانة
-- تطوير إجراءات تشغيل الصيانة القياسية
-- الخطوط العريضة لإرشادات البيئة والصحة والسلامة
-- كتابة قوائم مراجعة الصيانة الوقائية

5) قم بإستخدام نظام لإدارة مهام الصيانة والمخزون عبر الحاسوب CMMS
لا يمكن أن يكون لديك قسم صيانة حديث بدون CMMS حديثة. هناك ببساطة الكثير من الأشياء التي تقوم بأتمتة وتحسينها.

باختصار ، يتيح لك نظام إدارة الصيانة المحوسب:
- التخطيط والإشراف على جميع مهام الصيانة
- بسرعة إنشاء و (إعادة) تعيين أي أمر عمل بناءً على الأولوية والموارد المتاحة
- تحسين العمل حول استراتيجيات الصيانة المختلفة
- إنشاء جداول صيانة متوازنة وفعالة
- تتبع استخدام قطع الغيار وتوقع الطلب تلقائيًا
- الوصول بسرعة إلى معلومات الأصول التفصيلية من أي مكان يتوفر فيه الوصول إلى الإنترنت
لقراءة المزيد عن CMMS ، تعرف على برامج إدارة مهام الصيانة.

6) حافظ على مستويات حماس وتفاعل فريق الصيانة

إليك بعض النصائح لتحفيز أعضاء فريق الصيانة:
- أضف مكافآت وامتيازات أخرى للعاملين المتميزين
- في جميع الحالات , أظهر الإمتنان للمجهود المقدم
- قدم التقدير المادي المناسب لفريق عملك
- إحرص على الشفافية ووضوح وإتاحة قنوات الإتصال للجميع
- التدريب المستمر, فالتدريب ليس عملية تتم في أول التعيين
- كلما أمكن , قم بإشراك الفريق في عملية صنع القرار

أخيرًا ، تأكد من أن المديرين المسؤولين عن الجداول الزمنية والتدريب والمهام المماثلة يتمتعون بالكفاءة والعدالة. فغالبا ما يواصل المرء العمل في المؤسسة او يترك العمل فيها بسبب مديره.