كيفية استخدام أداة مخطط (SIPOC Diagram) في تحسين إدارة المرافق

إحدى أدوات مرحلة التعريف في منهجية (DMIAC) في (Lean Six Sigma) لفهم و تحديد سير العميلة من البداية إلى النهاية قبل البداية بالعمل فهي تلخص مدخلات ومخرجات عملية واحدة أو أكثر في شكل جدول.

- يتم فيها التأكيد على وضع احتياجات العميل قبل كل شيء.

- مفيدة كأداة لضمان حصول مدير المشروع وراعي المشروع على نفس الفهم للعملية.

- أداة بسيطة توفر نظرة عامة لعملية أو منتج (جميع العناصر المرتبطة بالمشروع) في شكل مرئي ومعرفة مايجري حاليا بالضبط ومايجب القيام به من منظور إدارة المرافق في التحسين المستمر للعمليات.

يتكون اختصار مخطط (SIPOC) من :
الموردين (Suppliers) : دخليا أو محليا مثل الأقسام المعنية مثل المهندسين والفنيين والأقسام الإدارية مثل الموارد البشرية والمشتريات والمخزون
المدخلات (Inputs) : مثل المعلومات والموارد التي يحتاجها العميل مثل المواد الخام, الآلات
العمليات (Process) : الوسائل أو الطرق التي تحول المدخلات إلى مخرجات لتلبية احتياجات العميل مثل خطوات الإنشاء لمشروع أو تغيير عملية أو تغيير نظام إداري
المخرجات (Outputs) : نتيجة احتياجات العميل (الخدمة أو المنتج) مثل الإنتهاء من المشروع أو الإنتهاء من تغيير النظام الإداري
العملاء (Customers) : العملاء داخليا أو خارجيا (المستخدم النهائي) لهذه العملية مثل المنشأة أو الإدارات التي تعمل في المنشأة التي تم الإنتهاء من المشروع أو النظام الإداري.

من استخداماتها في التحسين المستمر في إدارة المرافق :
- تخطيط المساحة في مكان العمل
- إدارة التغيير (الإستراتيجات ) بشكل عام.
- إدارة المشاريع (منها الترميم والمشاريع الإنشائية).
- بشكل مبسط مثل ترشيد كفاءة الإنفاق أو ترشيد استهلاك الطاقة بتغيير لمبات نوع الفلورسنت إلى نوع الليد (LED) في المنشأة.
- تنفيذ خطة تصميم مرافق مستدام


مثال تطبيقي (بتغيير لمبات نوع الفلورسنت إلى نوع الليد (LED) ):

الموردين (Suppliers) : المهندسين - الفنيين - المشتريات- الشركة الموردة...
المدخلات(Inputs) : المواصفات - الجداول - طلبات العمل والشراء ل LED - المواد - عروض الأسعار- حسابات الأحمال والقياسات...
العملية(Process) : خطوات أو إجراءات تغيير الإضاءة , مواعيد التشغيل والعمل, الإختبارات بالمصنع (FAT) والموقع (SAT) , المهام, فهم احتياجات العميل,إجراءات طلبات العمل...
المخرجات(Outputs) : وصول المنتج والإنتهاء من تغيير الإضاءة (LED),تحديث الأنظمةو المعلومات, تقارير العمل...
العملاء (Customers) : العاملين في المنشأة, المهندسين...


- يمكن استخدامها مع مخطط سير العمليات (Flow Chart) لدراسة العملية ومعرفة الخطوات.

- تعتبر مفيدة جدا عند إنضمام عضو جديد إلى الفريق بسبب أنها تحتوي على جميع المعلومات الأساسية وفي أي مرحلة يتعرف عليها بسرعة.

- تعتبر مفيدة في تعريف العملية أو المشكلة وتنظيمها لمناقشتها والحصول على إتفاق أثناء الإجتماع.

-تستخدم بعض المنشآت الإختصار المعاكس (COPIS) والذي يضع العميل أولاً ويوضح قيمة العميل للمنشأة.

- قد يكون هناك تحليل للفجوات مثلا مدخلات لافائدة منها ولكن يتم استقبالها أومخرجات لايحتاجها أو لا يريدها العميل ولكن يتلقاها على أية حال.

- مفيدة أكثر إذا استعملت مع ميثاق المشروع (Project Charter) و أداة (Process Map) في إدارة المرافق أو إدارة المشاريع أو إدارة التغيير.


رابط المصادر